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小举措,大价值----工会办公室圆满完成历年文档资料大清理工作
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小举措,大价值----工会办公室圆满完成历年文档资料大清理工作
发布时间:2017/12/11 17:06:00 来源:

为进一步规范基础管理,工会办公室2017年3月至11月,对自昆商行时期至今积累近15年的文档资料进行了大清理。清理数量合计25铁皮柜233盒(4CM厚/盒),总长度约计20米。零散摆放的材料总计约3铁皮柜,工会工作类杂志和书籍约1柜。声像资料经汇总,约1铁皮柜。

经过彻查, 界定了这些文档资料的特点体现为“两多”“两少”。即,资料多,可归档件少;复印件多,原件少。资料多,原因主要是从昆商行积累至今十多年;可归档件少,原因是涉及工会的收文、发文已经由OA系统和办公室从源头上将电子件和纸质件存于总行档案内。复印件多,是工会办公室为方便查阅,留下相关材料复印件自用,仅有少部分原件需要整理移交办公室归档。

资料丢弃容易,找回来难。工会办公室认真筛选出应归档材料,并造移交清单交总行办公室存档。同时,把无保存价值的重份文件、无保存价值的复印件、无保存价值的空白表格、无保价值的原始选票等清理剔除,装入保密袋共3袋,送办公室指定的机构销毁。

今后的日常工作中,在存放条件许可的情况下,我办将继续留存有利于提升工作效率类的参考资料。目前,已将相关资料分为23个类,在柜门上张贴分类标识,制作《工会办公室资料保管清册》,注明存放位置,为方便平时更加准确、快捷地查考利用所需资料,创造了更好的管理条件。